真心英雄----IC2012侧记

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开大会了哦~

 

跨越中美两国,特邀各地专家,汇聚全球参会者----IC2012----新技术时代大学图书馆领导与管理创新国际会议在图书馆界同仁的关注与支持下,在同济大学图书馆与CALA的共同努力下,精诚合作下,大会成功举办,并伴随着28日参会代表的离沪完美落下帷幕。

 

会议相关介绍,主旨报告人,馆长高峰论坛发言嘉宾,会议征集发言人,主办赞助参与名誉支持等等信息都可以在会议网站获取,会议内容已通过微博直播,不久,大会最新出炉的报告嘉宾PPT相信也能在会议官网获得。我要报道的不是官方信息,而是来自幕后的小片段,小花絮,小感动。

那些大腕们

说起大会的发言嘉宾,级别都很高,美方的Jim,Marianne都是副院/校长鉴图书馆馆长,张沙丽馆长,中方的中科院图书馆张晓林馆长,上图吴建中馆长,北大、清华、交大的馆长,来自澳门大学、香港浸会大学的馆长,还有未能成行的2012-2013 ALA当选主席,以及来自台湾的副校长兼馆长,大腕们云集来之不易。

因美方嘉宾的级别问题,要邀请信早早准备,几经波折、多重审批于截止日期前几日才完成并寄出,终于赶上了嘉宾限定日期的前一日到达;某大腕虚怀若谷,忘记了获邀发言之事,多亏某同志三寸不烂之舌将其"忽悠"来,感动之下,大腕百忙之中准时提交了报告;几位大腕临时有时,递交了PPT却无法在预定时间发言,大会及时调整他们的报告时间,保证了报告数量不少,精彩不减;多位大腕不断丰富了发言内容,甚至抵达上海了,还在进行更新和修改PPT,并及时将稿件转交会务组,嘉宾重视发言的程度可见一斑;不少大腕因时间安排无法保证全程参会和发言,他们披星戴月,匆匆来匆匆去,保证到场,配合日程,大力支持会议举行。

我感动于他们的配合与支持,虽然每次联系都是相似的感谢之词,但都是发自内心的诚挚谢意;每次都留言"有什么会务问题联系我们",也是真心希望可以为鼎立支持大会的各位大腕们做些什么力所能及的事。为他们查寻周边宾馆信息,推荐住宿;为他们查询高铁、航班信息,以供选择订票;安排告知接机,预设联系人,带着感恩的心,带着将大会办好的想法,会议的事就是我事----这是我,也是每个会务工作人员的切身感受。

 

火眼金睛


会议材料均起草自我之手,设计审核均出自我们部门,与大腕们联系和沟通,与美方的协调和协助,不可否认,文字的精细度在超低水平线发挥。幸得慎馆、陈馆的火眼精金。通知、预通知,征集发言人通知,邀请信、代表证、工作人员证、报告人资料的中英文对照、PPT排版印刷、会议日程、大会场间播放视频等等,大至语法,小至拼写,统一称谓和用法,大小写,措辞琢磨,输入错误,全都逃不过陈馆的最后一关。

会议PPT经技术攻关准备,实现PDF添加页码功能;几经坎坷,终于收全,每次更新都重新制作排序,制作人员反复修改,还要应对超长时间的导出过程;彩色转黑白,页面排版,字体颜色变化,大小的不可控造成了内容缺失、丢失,我自认为心细发现问题,督促同仁加班修正,谁知定稿了又有重复问题被陈馆"揪出来"。直至周五晚定稿交付印刷又发现了问题,周末修改后,还未发送,又出了状况,层层把关,分分秒秒的投入,终于保证了大会保证了高品质会议资料的印刷。我为自己的"超低"水平的异常而震惊,也为审核人的火眼金睛心生敬仰。

 

今天不加班了?-你OUT了

大会筹备阶段,尤其是最后一个月,每个工作人员都卯足了劲,今天加班,正常;有盒饭,幸运;不加班,你OUT了。
10楼几乎没有8:00前离开的,因为图、文均出自这里;见过人多力量大的最鲜活实证吗?堆了一满会议室的资料,仅3个多小时流水线就装袋完成,避免了赞助商延误造成不良后果;数百的餐卷,从打印,剪裁,装订,装袋,1小时,咔嚓咔嚓的订书机声演奏和和谐的奏鸣曲;接机牌,我创意,我们设计, 你打印,你们制作,精致的如同图文社定制,爱不释手,它在它的领地将大放异彩身担重责;会场多次更换,用餐地点多次更换,工作人员在询价、比价之外考虑更多的是是否符合需求?会场内外布置是否合理,是否可安装同传设备,是否支持多屏幕播放,茶歇空间,展示空间,餐厅环境,配菜口味和数量,距离会场远近等等,每一次在议程上只是修改几个字,但我明白,每一个版本的背后是无数次咨询、沟通、实地考查的结果,最辛苦的不是改动文字的人,而是被替代的文字背后的辛勤工作。

 

微博关注,多多益善----与宝宝齐上阵

自半年多前,提出宣传方案后,就无暇顾及,那时我们三人,如今我未参与,她两还是三人----小娟成了准妈妈。从媒体专业的角度,提出多维立体的对大会进行传播,尤其是使用微博现场直播。组织团队,召开动员会、准备会,现场有人笔走如飞,有人指键不停,有人用高新产品IPAD,有人密密麻麻在白纸布满墨迹,微博关注度从最初寥寥可数到超过两千大关,从几周前粉丝寥落,到关注急剧攀升,这个由图书馆最年轻的馆员们组成的团队,成就了一个传播的案例 与奇迹----多多益善,宝宝也算一个!

 

贴心、真心换您的开心

工作人员的车,简称公车,哪里需要就到哪里去;司机,嘉宾接待专员,这对完美组合在机场----酒店----会场的三点一线间谱写着一段段令参会嘉宾感动的故事。您到上海了 ,工作人员已在机场等候,将接您前往酒店休息;您累了,会中工作人员会及时安排送您回酒店休息;您醉了,工作人员会最终安全送您回酒店休息不论1:00,11:00,还是21:00。有什么需要和疑问,可以咨询我们;有什么需要帮忙的,可以求助我们;会务人员24小时在您周围,服务触手可及。无所不在,无所不能,仿佛一声奥特曼,超人现身、服务周全,这也是感动参会嘉宾的细节和点滴。大会以真诚邀请图书馆同仁分享盛会,会务工作人员用贴心的服务让您感受同济大学图书馆被誉为"读者天堂"的冰山一角。管理理念指引着这支队伍,服务理念领导着这支队伍,这支普通馆员临时组成的团队获得了与会者的认可,同济大学图书馆的管理与服务得到了实践的印证。Hope you enjoy your stay here.这句话一直没有机会说出口,但是,Of course, I 'm sure he/she will.

 

 

我身边的这种点点滴滴还很多,在图书馆与各前任、现任会场的路上,我们未参与会务的馆员为了会议材料及时送到,骑着自行车迅速穿梭校园之中,有60岁高龄着,亦有为此不顾形象 裙装美女,有多次徒步考查的馆员和领导,也有推着车子来回运输展具的普通馆员;馆员每天等在食堂门口,茶歇门口,引导代表就餐用甜点,用餐晚宴却经常不见他们的身影;馆员为接送负责嘉宾,为寻找插入其他团队的负责嘉宾,千方百计不辞辛劳......

会务工作,很繁琐,很反复,很无奈,也很挑战。这些,只是我一个人所见,偏听侧记,不足为奇。我看到了这样的一个团队,充满了上下一心,蓬勃向上的生机----有幸 ,我是这个团队的一员。

 

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